KI und Robotic Process Automation: Zwei Begriffe, die in der modernen Geschäftswelt immer wieder aufblitzen. Es geht nicht nur um Automatisierung, sondern um das Neugestalten unserer Arbeitsweise. Stellen Sie sich eine Software vor, die menschliche Aktionen nachahmt, und jetzt kombinieren Sie diese mit der Intelligenz von GPT. Willkommen in der Ära der Hyperautomation! Hier sind vier einfache Schritte, um loszulegen.
Robotic Process Automation (RPA) und KI
Zunächst einmal: bei der Robotic Process Automation (RPA) geht es um webbasierte Workflows, die Schnittstellen verschiedener Systeme nutzen, um Daten anzureichern, aufzubereiten und auszuwerten. Auf deutsch spricht man auch von der robotergesteuerten Prozessautomatisierung. Dabei meinen wir allerdings Software-Roboter. Softwareroboter verwenden dabei nicht nur technische APIs von Systemkomponenten, sondern können Anwendungssoftware auch über die Präsentationsschicht steuern, vergleichbar mit der Durchführung durch einen Menschen. Man kann dabei sogar zuschauen, nur, dass eben alles automatisch läuft.
Zu den häufigsten Zielen einer RPA-Lösung gehören:
- Kostenreduktion repetitiver Tätigkeiten,
- Vermeidung von Risiken durch menschliche Fehler bei der Durchführung der eigentlichen Aufgabe und auch bei der Erstellung des RPA-Prozesses selbst,
- Entlastung der Mitarbeiter und Fokussierung auf wertschöpfende Tätigkeiten (ganz im Sinne von New Work),
- kürzere Durchlaufzeiten bzw. ein höherer Durchsatz in Prozessen,
- geringere Abhängigkeit vom Fachkräftemangel,
- stabilere Prozesse
Wirklich interessant wird es nun, wenn dabei auch generative KI genutzt wird. Den breiten Einsatz von künstlicher Intelligenz zur fortgeschrittenen Entscheidungsfindung nennt man auch Hyperautomation – hier geht es also um die sinnvolle Verbindung existierender Technologien, um insgesamt einen höheren Automatisierungsstand zu erzielen.
Doch werden wir mal ganz konkret: Künstliche Intelligenz wie GPT oder BARD kann für bestimmte Antworten genutzt werden. Logos von Firmen oder aktualisierte Statistiken können in Dokumente eingebunden werden. Ziel ist es, den Workflow effizienter zu gestalten. Zwar verlaufen Prozesse selten linear oder immer gleich. Der Alltag besteht aus Ausnahmen… Doch die Teil- oder Vollautomatisierung von Standardaufgaben schafft Freiraum für Innovationen und Design Thinking. Wie startet man also? Zum Beispiel mit Power Automate, Make, Zapier oder einem anderen Workflow-Tool einen Prozess erstellen. Aber welche Prozesse sind wichtig? Wos sollen Sie beginnen?
Anbei ein kleiner Tipp für einen einfachen Einstieg in das Thema RPA:
Schritt 1: Anwendungsfälle und erste Ideen finden
Identifizieren Sie zunächst Abteilungen und Prozesse, bei denen sie häufig wiederkehrende Aufgaben vermuten. Das können Sie in einem kleinen Meeting oder Workshop erledigen.
Beobachten Sie nun! Gehen Sie bspw. in Ihr CRM und schauen sich die Kundenkommunikation an, bspw. im Sales oder im Support. Bereits daraus ergeben sich eine Liste spontaner Anwendungsfälle, da sie sehr schnell merken, dass sich einfache Aufgaben wiederholen. Identifizieren Sie in den Prozessen die Arbeitsprozesse, die Erleichterung benötigen.
Am einfachsten ist es, Gespräche im Kunden-Support auszuwerten. Strukturieren Sie die Gespräche in Flussdiagramme oder Sequenzen von Aufgaben. Sie werden staunen, wie sehr die tatsächlichen Abläufe sich vom Idealbild Ihrer Prozesse unterscheiden. Weitere Ideen für RPA könnten automatisierte Exporte von Word-Dokumenten oder PDFs sein, die an Kunden geschickt werden.
Sammeln Sie diese Ideen und bewerten sie anschließend in einem kleinen Workshop. Bewerten Sie die Einspareffekte sowie die Komplexität vor der Umsetzung. Wählen Sie zunächst die Low hanging Fruits aus: also einfach umzusetzende Automatisierungen mit hohem Einspareffekt, etwa Erinnerungs-Mails.
Schritt 2: Bauen Sie einen ersten, einfachen Workflow
Wählen Sie ein RPA-Tool aus. Und zwar ohne lang nachzudenken, Sie können später wechseln, nachdem Sie Ihre ersten Erfahrungen gemacht haben. Achten Sie auf DSGVO-Konformität, da Sie ggf. personenbezogene Daten verarbeiten. Achten Sie auch darauf, dass Sie in diesem Fall Ihre Datenschutzbestimmungen und -erklärungen anpassen sollten. Beginnen Sie aber mit einfachen Fällen. Das Tool können Sie nach den ersten Erfahrungen noch einmal wechseln. Dann macht es Sinn, eine richtige Evaluierung durchzuführen. Ich empfehle make.com, denn es ist cloudbbasiert, die Daten werden in Europa verarbeitet und es sind sehr viele Schnittstellen (APIs) bereits fest eingebaut. Zumal können Sie ohne Programmierkenntnisse starten, da es sich um ein visuelles Tool handelt, welches im Browser läuft. Bauen Sie nun Ihren ersten automatisierten Worksflow. Bleiben Sie einfach. KI kommt später.
Schritt 3: Feedback einholen
Stellen Sie die Ergebnisse im Team vor und holen Feedback ein. Sprechen Sie auch ggf. mit Kunden, wie die Umsetzung ankam. Verbessern Sie und lernen Sie.
Schritt 4: Ki einbauen
Holen Sie sich ein Konto bei OpenAI und. Bedenken Sie auch hier, dass keine sensiblen Daten an den Anbieter verschickt werden sollten. Gerade Betriebsgeheimnisse sollten nicht an KI-Tools geschickt werden. Betreiben Sie aber kein Overthinking und starten Sie mit einem harmlosen Fall. Später können Sie spezielle Lösungen nutzen, bei denen diese Gefahr eliminiert werden kann. Sie können sich für ein automatisiertes Exposé, welches an eine Mail angehängt werden soll bspw. spezielle Ideen entwicklen lassen oder sie können ein automatisiertes und von GPT erstelltes Glossar erstellen lassen, welches an Ihr Exposé angehängt wird. Oder denken Sie an Verkaufsargumente, welche ihren Sales-Mitarbeitern automatisch im CRM-Tool angeboten werden. Sie sehen: so werden Ihre Prozesse nicht nur schneller, sondern auch smarter!
Doch letztendlich liegt der Fokus auf Ihrem Kunden und Ihrem Geschäft. Die Innovationsarbeit müssen Sie selbst leisten – Tools können helfen, aber den Kontakt zu Ihren Kunden müssen Sie pflegen und ständig an Ihrer Sache arbeiten. Der große Vorteil bei RPA: sie können sich dann auf die wirklich wichtigen Sachen konzentrieren: den Austausch mit Ihren Kunden!
Quellen und Links
- PowerAutomate, Website von Microsoft
- Zapier, cloudbasiertes Workflow-Tool
- Make, cloudbasiertes Workflow-Tool aus Europa, Tochterfirma von Celonis
Bild:
DALLE-E, Illustration: A minimalist 16:9 canvas with varying gray tones. Seven ambiguous shapes are linearly placed from left to right, each representing a step in the AI automation process. The shapes blend seamlessly with the grayscale background, but each has a stroke or detail in the color #FF487A. A single brain-circuit icon sits at the top, with lines connecting it to each shape. The color #FF487A is prominently used within the brain and connecting lines, emphasizing the connection between the steps and the central concept.
